Plano de Comunicação de Projetos: Quem não se comunica se trumbica!
Já diria o velho guerreiro Chacrinha: quem não se comunica se trumbica! E para o gerente de projetos a comunicação é essencial. Como apoio a essa atividade elaboramos o plano de comunicação.
Segundo o PMBOK o plano de comunicação determina as necessidades de informação e comunicação dos envolvidos no projeto; por exemplo, quem precisa de qual informação, quando ela será necessária, como e por quem ela será distribuída.
.Para a elaboração de um plano de comunicação é importante desenvolver uma matriz de comunicação. Nela registramos as ações de comunicação, o objetivo da comunicação, responsável, meio que será utilizado para a comunicação, o público alvo, freqüência da comunicação e data de início.
São exemplos de ações de comunicação:
Formalização do início do projeto: comunica-se a organização, o cliente e a equipe de projeto sobre o início do projeto, seus objetivos, prazos envolvidos e cronograma previsto.
Relato de Andamento do Projeto: com freqüência adequada às características do projeto, efetua-se o relato do andamento do projeto: atividades concluídas e em andamento, marcos do projeto e pontos de atenção.
Quem é o responsável pelo plano de comunicação?
Geralmente o gerente do projeto é o responsável pela divulgação das ações de comunicação do projeto, recebendo as informações sob responsabilidade de cada membro da equipe de projeto
O tipo de informação contida nas ações de comunicação deve ser específic0 para cada tipo de público alvo:
Para a alta gerência deve-se preparar uma informação mais sintetizada e com menor freqüência
Para os gerentes deve-se fornecer informações com maior detalhamento sobre o progresso do projeto, marcos alcançados e eventuais atrasos do projeto
Para os membros da equipe, as informações devem se concentrar em orientações e ações sobre o projeto.
Quanto aos parceiros as informações devem tratar do progresso e questões específicas do projeto.
Quais são os principais meios para comunicação sobre o projeto?
Os meios mais utilizados para as ações de comunicação de um projeto são os métodos presenciais, como reuniões e apresentações.
O e-mail deve ser utilizado com critério, considerando-se o público alvo envolvido e o tipo de comunicação a ser feita. Ele certamente não é o melhor meio para todo tipo de comunicação
Lembre-se que um plano de comunicação é realizado na etapa de planejamento do projeto, e atualizado durante a execução do mesmo, visando refiná-lo conforme o projeto avance.
Veja aqui um exemplo de matriz de comunicação.
E você, está comunicando adequadamente os envolvidos nos seus projetos?
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Um dos grandes motivos de fracassos em projeto é a falha na comunicação. Que não tratasse apenas de passar um e-mail ou uma ligação. É saber transmitir a informação sem ruído, de maneira clara, tendo sempre o feedback do receptor.
Parabéns pelo post.
Forte Abraço!